Time management v kontextu sebeřízení a nastavování změn v pracovním i osobním životě

Současná doba se vyznačuje značnou rychlostí, kterou způsobuje zejména využívání nových informačních technologií. Je to doba více naplněná stresem, zvyšuje se množství informací, na člověka je kladeno více nároků. V této době nabývá na významu management změn, krizový management, strategické plánování s uplatňováním řady taktik.  

Změny se stále více stávají součástí běžného života. Nestačí jeden plán, je třeba pružně vytvářet varianty, preventivní opatření, přizpůsobovat se. Záleží na kvalitě lidí, na firemní kultuře, na schopnosti týmové práce, na tvořivém přístupu k řešení problémů, a proto na významu stále více nabývá zaměření se na člověka.

Time management je možné pojmout jako přístup k plánování času, jako řízený způsob zacházení s časem. Zahrnuje stanovování cílů a priorit, k jejichž realizaci využívá různé pomůcky a techniky. V rámci svých činností řídí manažeři produkci, lidi a také využívání času. A právě řízení vlastního času je klíčovým prvkem efektivního manažera. K navýšení efektivnosti významně přispívá osobní spokojenost podporovaná optimalizací životního a pracovního režimu, tzv. work-life balance (WLB). Jak vyplývá i z definice WLB, pracovníci, kteří mají vybalancovaný pracovní a soukromý život, bývají spolehlivější, produktivnější a ve vztahu k firmě jsou i věrnější.

Vybalancování pracovního a osobního života vyžaduje uplatňování self-managementu zahrnujícího sebepoznání, sebepojetí a seberozvoj. Jedná se o určitý proces, je možné hovořit o procesu změny a stanovování cílů týkajících se jedince, manažera.. Proces v obecném pojetí představuje „přirozenou posloupnost činností, konaných s úmyslem dosažení daného cíle v objektivně daných podmínkách“ (Řepa, 2012, s. 15). Podle Mikuláštíka (2007) by jedinec, manažer, měl při uplatňování procesu změny vždycky začínat sebepoznáním, jestliže chce lépe využívat svůj potenciál a zdokonalovat se. K sebepoznání je možné využít řadu způsobů, analýz, jako např. pravidelné záznamy a vyhodnocování, zpětnou vazbu prostřednictvím jiných lidí, SWOT analýzu a další. Sebepojetí má základ v sebeocenění a vědomí JÁ. Seberozvoj umožňuje posun na stále vyšší úroveň.

Výchozí stav je dán určitou potřebou, dochází k analýze vlastních zdrojů, stanovení cíle a vytvoření cesty s řadou kroků od aktuálního stavu až po dosažení cíle. Jedná se o zjednodušený model motivace jedince, který je založený na motivačních teoriích týkajících se potřeb, cílů a očekávání.  Armstrong (1999, s. 295) v tomto smyslu pojednává motivaci tak, že „je odvozena z cílově orientovaného chování nebo je jím definována. Týká se síly a směru tohoto chování.“ Při stanovování cílů a priorit doporučuje Bedrnová a kol. (2009, s. 170) vyjasnění si základních otázek:

• kam jdeme,
• jak se tam chceme dostat,
• jak můžeme svou cestu optimalizovat.

K předpokladům a podmínkám úspěšné cesty k cíli patří zejména silný motiv, také potřebný časový management, psychická vyrovnanost, fyzická kondice, životní energie, vitalita a další zdroje. Ke správnému formulování cíle je vhodné využít známou metodu SMARTER, cíle vyjádřit pozitivně, v přítomném čase, zapojit všechny smysly a zkontrolovat, jestli jsou v souladu s tím, kým jste.

Motiv znamená důvod „proč“ a stává se významným startérem procesu motivace. V myšlení zaměřeném na cíle je pozornost jedince zaměřena na to, co skutečně chce v kontrastu s tím, co skutečně nechce, tedy, co chce místo nežádoucího stavu. V posílení procesu motivace a vize cíle je významným pomocníkem představa. Knight (2013, s. 244) této představě napomáhá základní otázkou: „Jaké by to bylo, kdybyste měli to, co skutečně chcete?“ Čím více se člověk noří do představy, tím více se programuje na cíl. Jak poznáte, že jste cíle již dosáhli? Jaké to je? Jaké máte fyzické pocity, jaké emoce, co vidíte, co slyšíte, kdo je kolem vás apod.?

V průběhu cesty k cíli může dojít k potřebě jinak si zorganizovat čas, udělat úpravy ve stávajícím časovém rozvrhu. V tom nám pomůže zpracování a analýza časového snímku, kdy sledujeme jednotlivé aktivity, zaznamenáváme jim věnovaný čas a následně vyhodnocujeme, hledáme rezervy, uvažujeme o delegování apod. (např. Knoblauch a Wöltje, 2008; Bedrnová a kol. 2009).

Na cestě k cíli se mohou vyskytnout překážky způsobené nežádoucími emocemi, např. strachem, ztrátou sebedůvěry. Tyto blokující emoce je potřeba neutralizovat a nastavit se na prožívání prospěšných podporujících emocí, využít zdroje, ze kterých je čerpáme, abychom v cestě mohli úspěšně pokračovat dál. Fyzický stav, životní energie, úzce souvisí s psychickým stavem. Více energie a elánu lze získat pravidelným pohybem, správnou životosprávou (např. Zandl, 2006).

K úspěšnému průběhu cesty změny s důrazem na vybalancování pracovního a osobního života je třeba vypracovat plán s jednotlivými konkrétními kroky, postupy, nastavit průběžné výsledky, zavést nové návyky, uplatňovat pravidelnost, provádět průběžnou kontrolu dosahování dílčích výsledků a také si stanovit odměny, které cestu změny zpříjemní. K tomu lze využít tabulky, mentální mapy, IT aplikace a další vhodné manažerské nástroje.

Vytvoření si motivující cesty k novému životnímu stylu a vybalancování pracovního a osobního života je předpokladem přílivu nové energie, vitality i efektivnější manažerské práce. Pacovského krédo (2000, s. 36) zní: „Prosperita začíná tím, že se cítím dobře“.

Autorka: Lucie Paulovčáková

Zdroje:

ARMSTRONG, M. Personální management. Praha: Grada, 1999. ISBN 80-7169-614-5.

BEDRNOVÁ, E. a kol. Management osobního rozvoje. Duševní hygiena, sebeřízení a efektivní životní styl. Praha: Management Press, 2009. ISBN 978-80-7261-198-0.

Knight, S. NLP v praxi. Neurolingvistické programování jako cesta k osobní jedinečnosti. Praha: Management Press, 2013. ISBN 978-80-7261-231-4.

KNOBLAUCH, J. a H. WÖLTJE. Time management. Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. Praha: Grada, 2008. ISBN 80-247-1440-X.

MIKULÁŠTÍK, M. Manažerská psychologie. Praha: Grada Publishing, 2007. ISBN 978-80-247-1349-6.

PACOVSKÝ, P. Člověk a čas. Time management IV. generace. Tábor: Time Expert, 2000. ISBN 80-902783-0-2.

ŘEPA, V. Procesně řízená organizace. Praha: Grada, 2012. ISBN 978-80-247-4128-4.

ZANDL, Z. Life management. Jak získat více času, energie a pořádku v životě. Praha: Grada, 2006. ISBN 80-247-1488-4.

Cambridge dictionary. Work-Life Balance [online]. [2018-06-18]. Dostupné z:  https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/work-life-balance