Jak překonat problémy s komunikací na pracovišti

Komunikace mezi lidmi je hlavním zdrojem informací. Nutno však podotknout, že ne vždy je získaná informace přesná a odpovídá pravdě. Problémy s komunikací na pracovišti (komunikační šum) se vcelku přirozeně vyskytují ve velkých firmách se stovkami zaměstnanců, avšak trochu překvapivě se stejně snadno může objevit i v malých pracovních kolektivech. V obou případech ale mohou způsobit velkou škodu, protože velmi často vedou ke konfliktům a snižování výkonnosti. Jak proti tomu bojovat?

Vždy poskytněte potřebné podklady

Někteří z nás nemají problém psát si podrobné poznámky, ale ostatní mohou mít problém psát a poslouchat najednou. Proto zvažte, zda by nebylo užitečné vytisknout agendu mítinku a další potřebné dokumenty a distribuovat je mezi kolegy předem. Díky tomuto budou mít čas se na poradu připravit, budou si moci psát krátké poznámky přímo do svých podkladů a případně přidat další body do agendy. Především ale budou dávat větší pozor a snadněji se zapojí do diskuze.

Naučte se psát lepší emaily

Možná to zní překvapivě, ale pracovní emaily jsou častým zdrojem nedorozumění. Jistě si ale i vy vzpomenete, že jste nejednou obdrželi dlouhý email v podobě jednolitého textu, dotýkajícího se hned několik aktuálních témat, který vás ale zanechal ve stavu naprostého nepochopení. Takhle přesně se to nemá dělat! Při psaní emailů se snažte držet pouze jednoho tématu, text rozdělujte do lépe čitelných odstavců a používejte nadpisy a odrážky.

Jaká jsou očekávání?

Představte si například, že spouštíte nový projekt. Tou nejrozumnější věcí, kterou můžete udělat, je postupně se setkat s každým členem týmu a společně se ujistit, že všichni jsou si vědomi svých povinností a znají svou agendu. Jedině tak se vyvarujete nepříjemných překvapení. Dejte si záležet, aby tým pochopil cíle a význam projektu, na kterém pracují.

Naslouchejte

Množství práce, které nám každý den padá na stůl, se často dá zvládat pouze díky pokročilému multitastkingu. Během porad s kolegy se ale snažte vyvarovat odpovídání na emaily, zvedání telefonů a jiných vyrušení. Je to vlastně jednoduché: když vám kolega něco říká, poslouchejte. Zapište si hlavní body, zopakujte, co jste  a ujistěte se, že jste se navzájem pochopili.

Všímejte si neverbální komunikace

Pokud máte pocit, že něco není v pořádku, nespoléhejte se na to, že vám daný kolega řekne celou pravdu. Pro někoho nemusí být jednoduché mluvit o nepříjemných záležitostech, proto může mít tendenci záležitost zlehčovat. Proto byste měli dávat pozor I na jeho neverbální komunikaci, jako jsou gesta, mimika, tón hlasu a oční kontakt. Tato vodítka vám mohou pomoci odhalit skutečnou podstatu věci.

Buďte přístupní

Dejte ostatním najevo, že za vám můžou přijít s jakýmkoliv podnětem. Ukážete jim, jak moc vám na jejich názoru záleží. Tímto způsobem se dozvíte o potenciálně nebezpečných konfliktech a stihnete je vyřešit, dokud jsou ještě v zárodku, takže nestihnout způsobit žádné větší škody.