Buďte pánem svého času – jednoduché principy time managementu

Stres, roztěkanost, chvatné jednání – poznáváte se? Ustavičné myšlenky typu „co mám všechno zařídit“ nás pronásledují na každém kroku. Zastavte se na chvíli a věnujte pár minut time managementu. Malá investice se vám mnohonásobně vrátí v pracovních výsledcích i osobní spokojenosti.

Aktivit je moc, času málo…
Snad každý si někdy postěžoval, že má málo času. Nelze ho koupit, ani uskladnit do zásoby. Jde o nejvzácnější veličinu, kterou pojímá time management ve čtyřech vývojových generacích. Ty postupně definovaly základy hospodaření s časem, důležité nejen pro vrcholové manažery firem, ale v dnešní rychlé době pro každého člověka.

Pusťte to z hlavy ven!
První generace zavedla přenos povinností z hlavy na papír (tzv. To Do List). Jak praktický může být obyčejný nákupní seznam na útržku papíru nebo v mobilu! Čitelný souhrn „CO“ (je třeba udělat) prokazatelně ulevuje paměti a snižuje celkové napětí člověka. Když poté druhá generace přidala odpověď na otázku „KDY“, položila základy známým kalendářům a diářům, které se staly běžnou součástí pracovního i soukromého života.

Manažer musí vědět JAK
Obyčejný diář ale na dlouhodobé a rozsáhlé projekty nestačí. Manažer musí znát stupeň důležitosti dané aktivity, zda je určena jednotlivci nebo skupině a další souvislosti. Musí se navíc ptát „JAK“. Principy třetí generace zavádějí pojmy jako priorita, delegování pravomocí a týmová práce. Tištěné i elektronické plánovací systémy jsou velmi logické a promyšlené, přes svou dokonalost ale zapomínají, že člověk není stroj a že jen málokdo dokáže striktně dodržovat kontext denních, týdenních a měsíčních plánů tak podrobně…

Člověk je víc než čas
Čtvrtá generace poznala, že prosperita začíná tam, kde se člověk cítí dobře. Nepopsala time management pouze jako manažerskou dovednost, co a jak naplánovat. Vnímá jej souhrnně jako životní styl, který je utvářen v souladu se silnými stránkami každého z nás. Samotné plánování dne, ať už ho provádíme ráno či večer, by nám nemělo zabrat víc než deset minut:

•  určete si priority – nejvyšší prioritu mají ty úkoly, které nám přinesou nejvíc užitku v nejkratším čase,
•  plánujte svůj čas – kdy a jak dlouho se budete vytyčeným úkolům věnovat, jejich splnění ve vytyčeném čase vám pak dodá pocit uspokojení a motivuje vás k dalším výkonům,
•  nenechte se vyrušovat,
•  podobné úkoly vykonávejte v jednom bloku po sobě – pokud máte menší povinnost, je lépe počkat, až ještě nějaká přibude a následně je splnit společně, uvolní se tak prostor pro důležitější věci,
•  větší úkoly rozdělte na menší – z motivačního hlediska je dobré vidět za sebou už vykonané části dlouhodobějšího závazku,
•  důležitým činnostem se věnujte ráno – nejenom kvůli dostatku energie, ale i pocitu dobře započatého dne,
•  dopřejte si přestávku,
•  motivujte se pozitivně – i na nepříjemné činnosti lze nalézt motivující prvek

Ať jste jeden z mnoha zaměstnanců nebo nenahraditelný manažer, všichni potřebujeme klid k práci a možnost odreagování mimo ní. Proto šetřete svým časem, je vzácný.